Как все успевать: 8 принципов тайм-менеджмента

Иногда кажется, что дел так много, что еще буквально одна задача и можно ночевать на работе. И с друзьями уже на ужин не успеть, и на тренировку не попасть. Или же наоборот полнейший штиль: задумчиво пьешь кофе, листаешь книгу, даже начинаешь задумываться о каком-то курсе эффективности и успеха. И тут два варианта развития событий. Первый — можно взять жизнь в свои руки, изменить свой график и стиль работы, прочитать пару книг по тайм-менеджменту и стать профессиональным укротителем времени. Второй — поддаться переменчивости в рабочем графике и просто смирится, что иногда бывают напряженные дни. Чтобы ты ни выбрал, предлагаем тебе почитать несколько наших простых советов про тайм менеджмент. Вдруг тебе понравится? 

Следить за временем

Сел за рабочий стол в 10 и очнулся в 7 вечера — такое тайм-менеджмент не сильно одобряет. Внимательно следи за тем, на какие задачи и дела ты тратишь больше времени. Например, разбор почтового ящика занимает драгоценных два часа, которые можно было потратить на более важный проект. Знать, сколько времени уходит на определенную задачу, важно для оптимизации любого процесса. В следующем совете есть простое решение.

Ставить временные рамки

Поставь на телефоне или компьютере таймер, например, 1-2 часа на выполнение какой-то одной задачи. Постарайся уложиться во временные рамки и обязательно похвали себя, когда все получится. Да, это тоже важно для тайм-менеджмента, ты же стараешься. Воспринимай таймер не как еще один стресс-фактор, а как веселую игру или челлендж. Успел — молодец, не успел — зато на практике узнаешь, сколько времени тебе нужно на эту задачу, и сможешь в следующий раз грамотно распределить свое рабочее время. Или уверенно сказать начальнику: «Мне нужно не менее 3 часов на эти правки, так что может без них обойдемся?».

Писать списки дел

Поговаривают, что списки — легкий способ экономить время. Если у тебя есть список важных дел, ты не будешь тратить время на разбор и размышления: «Так, что же дальше? А что важнее? Может пойти поесть?». Списки помогают отслеживать свой прогресс и продвижение к намеченной цели. А еще дают это приятное ощущение, когда ты вычеркиваешь сделанное дело или ставишь заветную галочку. С глаз долой и в награду можно выпить чашечку кофе. 

С этим советом тебе поможет наша крутая минималистичная новинка — Блокнот Dream&Do ToDo list. Записывай и отмечает выполненные задачи, создавай новые списки дел и делай важные заметки. Это очень удобно, тебе понравится!

Планировать все заранее

Macbook Pro on Brown Wooden Table

Планирование и списки дел — столпы, на которых держится весь тайм-менеджмент. В идеале нужно садиться и планировать все дела на будущую неделю, ставить реальные цели на месяц или даже год. Если ты пока не хочешь быть настолько дальновидным и возмущенно думаешь «А где же спонтанность! Я вам не робот!», попробуй планировать день с вечера. Подготовить и прогладить одежду на завтра, написать список дел и задач, добавить в список личные дела и перерывы, спорт, обед, отдых, встречи и вуаля — на завтра все задачи будут закрыты, никаких горящих дедлайнов и опозданий на вечерний йога-класс.

Начинать с приоритетных дел

Популярный совет тайм-менеджмента — выполнять все важные, стрессовые и объемные дела с утра пораньше. Совет основан на том, что утром у нас больше всего мотивации и энергии на любые свершения. Кроме того, закрыв важную задачу с самого утра груз с твоих плеч спадет и на целый день останутся более мелкие задачи, которые можно делать в более спокойном, расслабленном темпе.  

Изменить график работы

Можно назвать этот совет продолжением предыдущего. Мы немного скептично смотрим на «утром ты бодрее и энергичнее». Во-первых — у всех людей разные циркадные ритмы. Вспомним хотя бы про популярное разделение на сов и жаворонков. Так вот, если ты утром энергичен, только когда слышишь слово «кофе», будет логичным отложить важные дела на дневное или вечернее время. Отследи свой пик энергичности и выполняй в это время те самые творческие, стрессовые, важные задачи. Разжигай огонь своей мотивации не насильным способом, пытаясь сосредоточится на расплывчатых цифрах в 9 утра, а органичным способом — вау, столько энергии в 10 вечера, пожалуй, пора садится писать важный отчет. Ну и не забывай все же отдыхать вечером, просыпаться все равно придется рано. 

Фокусироваться на одном деле

Silver Macbook on White Bed Comforter

Мультитаскинг — это хорошо, но одно дело за раз — лучше. Формула проста: берешься за одну задачу, выполняешь ее на 100%, приступаешь к следующей. Смысл этого совета в том, что уделяя внимание одной задаче мы лучше погружаемся в процесс, концентрируемся на четком ее выполнении, более внимательно относимся ко всем нюансам без судорожного переключения на какие-то мелкие дела. Уделяй все свое внимание одной задаче и ты точно выполнишь ее без лишнего стресса, правок из-за невнимательности или рассеянности. 

Избегать излишнего перфекционизма

Не давай перфекционизму затянуть себя в мир недовольства своей работой. Конечно, нужно вкладываться в то, что ты делаешь. Конечно, нужно относиться внимательно к результату и не допускать грубых ошибок. Как говорится: «Не позволяйте лучшему становиться врагом хорошего». Если задача выполнена и выполнена хорошо, не кори себя лишними мыслями и приступай к следующей. Даже в мире тайм-менеджмента и эффективности работает принцип «все хорошо в меру». 

Если есть возможность — делегируй, используй приложения для оптимизации работы, не спеши и не паникуй из-за горящих сроков. Ищи во всем баланс! Особенно в этой вечной борьбе Работа vs Отдых. Пробуй наши советы и придумывай свои, чтобы найти то, что подойдет именно для твоего стиля жизни и графика работы. 

Share this post