Як все встигати: 8 принципів тайм-менеджменту

Іноді здається, що справ так багато, що буквально ще одна задача і можна вже ночувати на роботі. І з друзями вже на вечерю не встигнути, і на тренування не потрапити. Або ж навпаки, цілковитий штиль: задумливо п’єш каву, гортаєш книгу, навіть починаєш замислюватися про якісь курси ефективності та успіху. І тут два варіанти розвитку подій. Перший — можна взяти життя в свої руки, змінити свій графік і стиль роботи, прочитати декілька книжок по тайм-менеджменту і стати професійним приборкувачем часу. Другий — піддатися мінливому робочому графіку і змириться, що іноді бувають напружені дні. Щоб ти не вибрав, пропонуємо тобі почитати кілька наших простих порад про тайм менеджмент. Раптом тобі сподобається?

Стежити за часом

Сів за робочий стіл в 10 і отямився о 7 вечора — таке тайм-менеджмент не сильно схвалює. Уважно стеж за тим, на які завдання і справи ти витрачаєш більше часу. Наприклад, розбір поштової скриньки займає дорогоцінні дві години, які можна було витратити на більш важливий проект. Знати, скільки часу йде на певне завдання, важливо для оптимізації будь-якого процесу. У наступній пораді є просте рішення.

Ставити часові рамки

Постав на телефоні або комп’ютері таймер, наприклад, 1-2 години на виконання однієї задачі. Спробуй  укластися в тимчасові рамки і обов’язково похвали себе, коли все вийде. Сприймай таймер не як ще один стрес-фактор, а як веселу гру або челлендж. Встиг молодець, не встиг зате на практиці дізнаєшся, скільки часу необхідно на це завдання, і зможеш в наступний раз грамотно розподілити свій робочий час. Або впевнено сказати керівництву: «Мені потрібно не менше 3 годин на ці правки, може краще без них обійдемося?».

Писати списки справ

Подейкують, що списки — легкий спосіб економити час. Якщо у тебе є список важливих справ, ти не будеш витрачати час на розбір і роздуми: «Так, що ж далі? А що важливіше? Може піти поїсти?». Списки допомагають відслідковувати свій прогрес і просування до мети. А ще дають це приємне відчуття, коли ти викреслюєш зроблену задачу або ставиш заповітну галочку. І в нагороду можна випити чашечку кави.

З цією порадою тобі допоможе наша крута мінімалістична новинка — Блокнот Dream & Do ToDo list. Записуй і відзначай зроблені завдання, складай нові списки справ і додавай замітки про важливі штуки. Це дуже зручно, тобі сподобається!

Планувати все заздалегідь

Macbook Pro on Brown Wooden Table

Планування і списки справ – стовпи, на яких тримається весь тайм-менеджмент. В ідеалі потрібно сідати і планувати всі справи на наступний тиждень, ставити реальні цілі на місяць або навіть рік. Якщо ти поки не хочеш бути настільки далекоглядним і обурено думаєш «А де ж спонтанність! Я вам не робот!», спробуй хоча б планувати день з вечора. Підготувати і пропрасувати одяг на завтра, написати список справ і завдань, додати в список особисті справи і перерви, спорт, обід, відпочинок, зустрічі і вуаля — на завтра всі завдання будуть закриті і ніяких запізнень на вечірній йога-клас.

Починати з пріоритетних завдань

Популярний рада тайм-менеджменту — виконувати всі важливі, стресові і об’ємні справи з самого ранку. Порада ґрунтується на тому, що вранці у нас найбільше мотивації і енергії на будь-які звершення. Крім того, закривши важливе завдання з самого ранку вантаж з твоїх плечей спаде і на цілий день залишаться дрібні завдання, які можна робити в більш спокійному, розслабленому темпі.

Змінити графік роботи

Можна назвати цю раду продовженням попередньої. Ми трохи скептично дивимося на тверження «вранці ти бадьоріше і енергійніше». По-перше — у всіх людей різні циркадні ритми. Згадаймо хоча б про популярний поділ на сов і жайворонків. Так ось, якщо ти вранці енергійний, тільки коли чуєш слово «кава», буде логічним відкласти важливі справи на денний або вечірній час. Відстеж свій пік енергійності і виконуй в цей час ті самі творчі, стресові, важливі завдання. Розпалюй вогонь своєї мотивації не насильницьким способом, намагаючись зосередиться на розпливчастих цифрах о 9 ранку, а органічним способом — вау, стільки енергії в 10 вечора, мабуть час писати важливий звіт. Ну і не забувай все ж відпочивати ввечері, прокидатися все одно доведеться рано.

Фокусуватися на одній справі

Silver Macbook on White Bed Comforter

Мультітаскінг — це добре, але одна справа за раз — краще. Формула проста: берешся за одну задачу, виконуєш її на 100%, берешся до наступної. Сенс цієї поради в тому, що приділяючи увагу одному завданню ми краще занурюємося в процес, концентруємося на чіткому її виконанні, більш уважно ставимося до всіх нюансів, без перемикання на якісь дрібні справи. Приділяй всю свою увагу одному завданню і ти точно виконаєш її без зайвого стресу та правок через неуважність.

Уникати надмірного перфекціонізму

Не давай перфекціонізму затягнути себе в світ невдоволення своєю роботою. Звичайно, потрібно вкладатися в те, що ти робиш. Звичайно, потрібно ставитися уважно до результату і не допускати грубих помилок. Як то кажуть: «Не дозволяйте кращому стати ворогом хорошого». Якщо завдання виконане і виконане добре, не муч себе зайвими думками і приступай до наступного. Навіть в світі тайм-менеджменту та ефективності працює принцип «все добре в міру».

Якщо є можливість — делегуй, використовуй додатки для оптимізації роботи, не поспішай і не панікуй. Шукай у всьому баланс! Особливо в цій вічній боротьбі Робота vs Відпочинок. Спробуй наші поради і вигадуй свої, щоб знайти те, що підійде саме для твого стилю життя і графіка роботи.

Share this post